定款を紛失!どうしたら良いの!? 定款の専門家が解説!

2020/03/23
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【定款の提出が必要なとき】

 

会社経営をしていると定款の提出を求められることがあります。

 

※ 定款とは、会社の名称(商号)や事業内容(目的)、

決算期(事業年度)、役員の人数・種類など、

その会社運営にとって基本的な事項や重要な事項を

取り決めたルールブックのようなものです。

 

一例として

・金融機関に融資を申し込むとき

・建設業などの許可申請をするとき

・会社の登記手続をするとき

などがあります。

 

 

【あれ?定款が見当たらないぞ!?どうする!?!?】

 

そんなときに「あれ?定款って、どこにあったっけ?」

ゴソゴソ・・・

 

「ない!見たことはあるけど、わからん!」

 

※定款と登記簿謄本(登記事項証明書)の区別が

ごちゃ混ぜになっている人もチラホラ。

 

こんなトラブル、実は珍しくありません。

 

(クイズ)

会社の定款を紛失してしまった場合、どこで入手できるのでしょうか?

 

1 法務局

2 公証役場

3 再入手はできない

4 とりあえず途方に暮れる

5 司法書士に相談する

(答えは下のほうに)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

正解は、

・法務局

・公証役場

・司法書士に相談する

 

です。(個人的見解です。)

 

 

【法務局での入手】

 

法務局には、

(1)会社の設立登記のとき

(2)設立後、定款の添付が必要な登記のとき

に定款を提出しています。

 

法務局では定款の再発行を受けることはできません。

 

しかし、その会社の役員などであれば、

利害関係人として定款などの付属書類の閲覧請求ができます。

 

※謄写(コピー)の請求はできません。謄写の制度がないからです。

 

閲覧請求して閲覧を認められると、閲覧することができます。

 

法務局における閲覧制度では写真撮影が認められていますので、

写真を撮ることができます。

だから、コピーができなくても、写真を撮れば、

定款のコピーを手に入れることができます。

 

(注意点)

 

その会社の本店住所を管轄する法務局でなければ、閲覧ができません。

 

添付書類の保存期間は、その登記の申請の受付日から10年間です。

 

※2019年10月1日から10年に伸びました。

2019年9月30日までは5年でした。

 

(閲覧制度の詳細は、過去のブログ記事をご覧ください。)

http://daifuku-law.com/archives/1247

 

 

【公証役場での入手】

 

株式会社を設立するときには

公証役場で「定款の認証」という手続を経なければなりません。

 

定款の認証手続をした公証役場では、

手続をした日から20年間、定款が保管されていますので、

定款のコピーを請求することができます。

 

(注意点)

その定款の認証手続をした公証役場でなければ

定款を保管していないので、コピーの請求ができません。

 

合同会社は、定款の認証を受ける必要がないので、

通常は、公証役場に定款が保管されていません。

 

数百円~数千円程度の手数料がかかります。

 

コピーの請求を認めるのか、利害関係などの審査の結果、

閲覧を認めてもらえないことがあります。

 

 

【司法書士に相談する】

 

会社の設立の手続を司法書士に依頼した場合には、

その司法書士が定款のコピーを保管していることが多いです。

(絶対ではありません。)

 

その司法書士に連絡すれば、コピーをしてくれることがあります。

(絶対ではありません。

通常、コピーの依頼に応じなければならない義務はありません。)

 

仮に、司法書士がコピーを保管していない場合でも、

上記の法務局や公証役場における手続の代行を

依頼することができることがあります。

 

状況によっては、定款の全てを作り変えるという方法もあります。

 

定款のことで困ったら、とりあえず一度、

司法書士に相談してみてください。

 

 

【まとめ】

 

定款は、会社運営のためにとても重要な書類です。

 

紛失なさらないように、捨てずにきちんと管理してくださいね。

 

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

 

木崎正亮

 

 

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