登記簿謄本に有効期限がある? ○か×か!?

2018/09/18
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法人(会社も)の登記簿謄本や不動産の登記簿謄本(※)

 

(登記事項証明書、履歴事項証明書などのことをいいます。)、

「発行から3か月以内のもの」を提出してください、

なんていうことを役所や銀行などで言われた経験はありませんか?

 

※登記制度には後見登記簿などもありますが、

今回は、法人登記簿と不動産登記簿を前提にして解説しています。

 

 

(登記簿謄本に有効期限はあるのか?)

 

仕事柄、「登記簿謄本の有効期限って、何か月なのですか?」

という質問を受けることがしばしばあります。

 

その質問を受けたときは、

「提出先に指示された期限内のものを準備してください。」

とご案内しています。

 

結論としては、

登記簿謄本それ自体に、有効期限というものはありません!

 

提出を求める側が「10年前のものでも構わない」ということであれば、

それで構いません。

 

 

(そもそも登記制度とは?)

 

それは、どうしてなのか?

 

そもそも登記制度とは、大雑把に説明すると、

不動産取引や商取引などの安全を図ることを目的として、

「事実関係」や「権利関係」などの情報の一部を

一般に公開するための制度です。

 

☆その公開された情報の内どの部分をいかなる目的で利用するのかは、

その利用者の自由だからです。

 

(もっとも、実際に10年前のものでも構わないというケースは、

少ないと思いますが。)

 

 

(一般的に求められることが多い有効期限)

 

登記簿謄本自体に有効期限はない、と説明しました。

 

しかし、実際には、登記簿謄本の提出を求められる場合には、

一定の期限内のものでなければならないときがほとんどです。

 

そしてそれは、「発行日から3か月以内のもの」が多いように思います。

 

時折、「発行日から6か月以内のもの」や

「発行日から1か月以内のもの」という場合もありますが。

 

ですので、登記簿謄本の提出を求められた場合は、

相手方が有効期限について説明しなくても、

一応、有効期限があるか否かを確認なさることを

お勧めします。(二度手間にならないように。)

 

 

(どうして有効期限を設けるのか?)

 

どうして有効期限を設けるのでしょうか?

 

それは、先ほど説明した登記制度の仕組みと目的にあります。

 

そもそも登記制度とは、大雑把に説明すると、

不動産取引や商取引などの安全を図ることを目的として、

「事実関係」や「権利関係」などの情報の一部を

一般に公開するための制度です。

 

☆事実関係や権利関係などは、月日の経過によって変わります。

 

例えば、所有者が死んで相続が発生したり、

社長が解任されて交代したり、などです。

 

どの時点の情報を必要とするのかにもよりますが、

通常、これから不動産を買おうとしたり、

これから商取引をしたりする場合は、

少なくとも現在の事実関係や権利関係を

まず先に把握しなければなりません。

 

その不動産を買おうとするのであれば、

現在の所有者からしか買うことができませんから、

現在の所有者を確認しなければなりません。

(過去に所有者だったとしても、

その所有者が他人に売却して、

現在はその他人が所有者として登記されていることがあります。)

 

その会社と新たに契約して取引を始めようとするのであれば、

そもそもその会社が存在しなければ契約をすることができませんから、

現在、その会社が存在するのか確認しなければなりません。

(過去に存在した会社でも、現在は倒産して、

法律上存在しなくなっていることがあります。)

 

☆権利や権限を持っていない人と話をすると、

時間の無駄になるだけでなく、

それが詐欺だったり、無用なトラブルに巻き込まれたり

するおそれがありますから、気を付けましょう。

(でもこれ、実は、一般のかたにとっては意外と難しいことなんです。)

 

 

(登記簿謄本の提出を求められる場合の例)

 

登記簿謄本の提出を求められる場合としては、

次のような場合があります。(なお、これらに限られる訳ではありません。)

 

・各種の行政手続をするとき

・金融機関への融資などの申込みをするとき

・新規の取引先との間で契約をするとき

 

行政手続をするときに提出を求められる登記簿謄本の有効期限は、

ほぼ例外なく、法律や条例などに「○か月以内のものを提出せよ」

といった趣旨の定めが記されています。

 

金融機関で手続をするときも、

各金融機関が「○か月以内のものを提出させよ」といったように

ルールを決めており、そのルールに従って提出を求めています。

 

新規の取引先との間で契約をするときも、

相手方の企業が「○か月以内のものを提出させよ」

といったようにルールを決めており、

そのルールに従って提出を求めている場合もありますし、

その都度、現場レベルで案件に応じて提出を求めている

という場合もあるでしょう。

 

 

 

(突然ですが、クイズです。)

 

あなたが誰かから登記簿謄本の提出を求められた場合、

原本の提出が必要でしょうか?

それともコピーで足りると思いますか?

(ヒントと答えは、下のほうにありますので、スクロールしてください。)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(ヒント)

 

問とは逆に、あなたが誰かに対して登記簿謄本の提出を求める場合、

原本の提出を求めますか?それともコピーの提出だけで済ませますか?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(答え)

 

有効期限と同じような考え方です。

 

☆登記簿謄本を提出させて、それを確認する目的を

ちゃんと達成できるかどうかによって変わります。

 

コピーの提出では不安だということであれば、原本の提出を求めます。

 

逆に、コピーが確認できれば特に問題ないということであれば、

コピーのみの提出を求めても構いません。

 

一旦原本を提出させて、自分でコピーをとってから返却する、

という方法もあり得ますね。

 

それを決めるのは、提出を求める側なのです。

 

 

ここまでの説明だと、「じゃ、コピーでも良いかな!」

なんて思われたかた、いらっしゃいますよね?

 

 

(本当にその結論で良いのか!?)

 

☆コピーを提出させた場合の最大の問題点は、

偽造や変造の危険が増すことです。

 

コピー機を利用して偽造文書や変造文書を作ることは、

コピー機の精度が上がり、

コンピュータによる画像加工技術が進歩したことなどによって、

素人でも簡単にできるようになってしまいました。

 

登記簿謄本の原本の偽造や変造ですら、

高性能の機器類や高度な技術を持っている人が行えば、

それを見破るのは容易ではありません。

 

☆偽造や変造がされた登記簿謄本を確認しても、

内容が事実と異なっていれば、確認した意味がありませんよね。

 

登記簿謄本は、1通あたり数百円で取得することができますから、

原則的には、原本を提出してもらうべきでしょう。

(事情によっては、自ら登記簿謄本を取得して、

原本を取得して確認すべきです。)

 

一旦原本を提出させて、自分でコピーをとってから返却するという方法の場合、

原本が偽造・変造されていた場合に、

原本が手元に保管されないため、後日の検証が難しくなりますからね。

 

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

 

司法書士 木崎正亮

 

不動産登記簿の調べ方。昔の所有者を調べたい。

不動産登記簿の調べ方 その2 不動産の状態を登記簿を読んで確認してみよう!

不動産登記簿の調べ方 その3 担保に入っていたりしないかを確認したい!

 

 

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司法書士・行政書士 木崎正亮

 

~相続と中小企業の法務ドクター~

 博多駅の司法書士・行政書士 だいふく法務事務所

 

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